财务报账注意事项

一、报销单据的使用

1、如果只需付质保金或货物尾款的，应使用“湖南工院领款凭证”，一定需要使用部门核实售后服务没有任何问题，并且质保期已到，由使用部门办理质保金支付手续到财务转账支付。

2、如果是出差费用，必须填“差旅费报销单”，其中在费用单上应写明“出差日期”，除长途汽车、火车、飞机票填在“车船费”一栏外，其他的的士票，公车票或其他票据应该归入“其他费用”一栏。

3、除此之外，其他的费用报销，均应填“湖南工院费用支出报销审批单”，该单据后面粘贴的只能是发票，费用领取表不需要填制该单据进行报账。

二、票据整理、粘贴要求

1、先将票据整理分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、设备维修费、学生活动费等，按照类别、项目分别粘贴。

2、准备粘贴单，再将票据按照先大后小的方式粘贴（即：“鱼鳞式”粘贴法），要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得集中在中间粘贴，要避免将票据贴出粘贴单外，但票据超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

3、票据比较多时可使用多张粘贴单；  

三、费用报销单填制注意事项

1、应用黑色水笔填写费用报销单（不能使用圆珠笔、铅笔、红笔），并且绝对不允许涂改。金额大小写要一致，若有涂改的痕迹，打回重新履行报账流程。

2、经办人和验收人不能为同一人，而且每张发票必须有经办人签名。

3、单笔对公的费用超过2000元的原则上实行转账支付，若是转账，需要提供与开票单位一致的开户行银行和账户明细，若不是同一单位，需要对方提供“委托函”并加盖公章。

4、购买仪器设备、电子设备单位价值在500元以上，或是在使用过程中基本保持原有物质形态的超过800元的资产，都应该先入固定资产，然后再报账。

5、费用单上的附件张数，除了发票之后还需包括会议通知单、明细单等其他附件，另外在费用单的金额栏必须写上大小写金额。

6、不要用订书机订票据。

7、原则上一个部门报账只能由部门负责人指定报账员来报账，若报账员发生调整，部门负责人需要到财务处进行备案登记。

8、部门报账时，报账金额不能都采用领取表形式支付，若确实由学生领取的金额，必须注明班级，以便随时抽查核实，若老师领取费用，必需注明事由，并进行相应个税代扣。

9、个人往来必须在当年年底11月份前冲抵完毕，若有特殊情况不能进行冲抵的个人往来，需要进行书面情况说明。

10、请各部门负责人随时关注本部门的预算执行情况，尤其12月份，若已超预算，请停止签字报账；年中发生的突发事件需要追加预算的，请走追加预算的流程，院长和分管财务院领导需要在追加预算上签字再把原件交财务入账。

11、严禁无预算报账，原则上不能事后追加预算。

12、出差开会（含招生就业）所产生的开支票据应该在差旅期间内发生的，超期出现的票据不予以报销。

四、报账流程：报账员填写凭证→部门负责人签字→主管院领导签字→财务领导签字→会计制单→复核→出纳支付（主管一栏谁签字，谁买单）

五、个人公积金查询

各位在职教职员工如果需要查询个人公积金汇缴、对冲、支取明细，只需进入湘直公积金网站，在公积金登陆查询录处单击“个人信息查询登陆”，输入“身份证号”或“光大银行卡号”，再输入初始密码（初始密码111111）登陆即可（首次进入后建议更改初始密码）。学院财务已经与公积金中心协商，替教职工免费办理公积金到帐短信提醒。